Adatok az Excel munkafüzetben

Egy korábbi írásban ugyan már téma volt az adat általánosságban (forrásadat, számított vagy származtatott adat) most megnézzük, hogy az excel munkafüzetben hogyan célszerű az adatainkat és számításainkat elhelyezni, bevinni. Ha hiszed, ha nem, nagyon fontos ez a kezdeti munkafázis, ami valójában a munka megtervezése. Az elején kell még átgondolni mit hova és hogyan, későbbi nagyobb gubancoktól menekülhetünk meg, munkánk pontosabb lesz és nem utolsó sorban áttekinthetőbb és érthetőbb is. (Ha tűzoltás szerűen végzel számításokat a munkafüzetben, már napokkal később sem fogod átlátni, érteni) A Legfontosabb, bármely forrás adatra telejesülnie kell: Csakis és kizárólag egyetlen egy helyen, egyetlen egy páldányban szabad tárolni!
  • Ha bárhol szükség lenne a forrásadatra, úgy mindig erre a cellára hivatkozunk, tehát használni tudjuk.
  • Ennek az egyediségnek nem csak munkafüzeten belül célszerű teljesülnie, azon túl is: Ha olyan adatokkal dolgozunk, amelyre több munkafüzet számításaiban is szükség van, a hivatkozások akkor is működnek, munkafüzeteken át is. Ráadásul csakis a hivatkozás létrehozásakor kell megnyitnunk ezt a hivatkozott munkafüzetet - ha pontosan be tudjuk gépelni a hivatkozott cella címét, még ekkor sem kell megnyitni :-)
Vegyünk egy gyakorlati példát: - számításokat kell végezni a munkatársak jövedelméről, a ledolgozott napokat és az adott időszakra érvényes minimálbért és munka járulék alapot alapul véve. Az első lépésben kétfelé vehetjük a forrás adatokat:
  • Vannak olyan adataink, amelyek minden kollégánál elvégzett számításoknál szükségesek és ugyanazok, ezeket az értékeket csakis egyetlen egyszer visszük be és a számításoknál hivatkozunk a cellára majd. A munkanapok száma is ugyanebbe a kategóriába tartozik
  • Vannak olyan forrásadataink, mint a hiányzó napok, amelyek mindenkinál más lehet, de mindenképpen az egyénre jellemző adat.
Ez a felállás azt a megoldást kínálja, hogy a munkafüzet egy lapján rögzítjük az éves adatokat, minden hónaphoz, hiszen egyik hónapról a másikra ez megváltozhat, a hónap jellemző adata ezeknek az értéke. A munkafüzetnek továbbá még annyi egyforma lapja lesz, ahány munkatársnál szükségesek a számítások, s minden lapon, az adott munkatárs munkavégzéssel kapcsolatos adata kerül bevitelre: sárga cellák. A sok-sok magyarázkodás helyett töltsétek le az alábbi munkafüzetet, s ha kell, akkor beszéljünk róla. A letölthető munkafüzet tartalmáról: --- a munkafüzet felépítése a fent vázoltak szerinti: éves adatokat tartalmazó lap + két dolgozó számára beszúrt, azonos felépítésű munkalap - a forrásadatok sárga háttérrel. --- a hónap napjainak kiszámítása az első munkalapon, mivel erre szükség van minden további lapon. Az aktualizálásához az év számát kell csupán bevinni az 'éves adatok' munkalap C2 cellájába --- egyetlen számítást tartalmaz a munkatársak lapjain: kiszámolja a hiányzások tükrében, hogy a minimálbérért dolgozó munkatársak mennyi bért kapnak.

GevaPC Tudástár

Utoljára módosítva: 
2020. május 06. 23:14

Hozzászólások

Kedves Éva!

Ön telitalálatot ért el, mert leírta azt, hogy sokan nem határozzuk meg jó előre, hogy mely adat a forrás adat, melyek pedig a kiegésztő származékos adatok. Én minden esetre magamra ismertem mert sokszor jártam már úgy, hogy azt se tudtam már honnan is indultam.
Ismét tanultam és ezért köszönet Önnek.

A tervezést, átgondolást nem szabad(na) megspórolni, még egy egyszerűbb feladat esetében sem, hát még egy bonyolultabbnál, összetettebbnél... Ez jó apropó egyben arra is, hogy világosan megértsük és átlássuk az adatok közötti összefüggéseket, hát ez vezet el a megoldáshoz. Néha még én is beleesek abba a hibába, hogy 'nekiesek', mert gyorsan kell, ám mindahányszor jócskán ráfázok a végére :-), vagy kezdem előről, vagy marad a bütykölés, tele hibaforrással... Persze nekem olyan szempontból könnyebb, hogy mindig azt kell megértenem, hogy a másik - a megrendelő, tanítvány, megbízó - mit szeretne elérni. Magunk feladatát - azt hisszük - tudjuk nem kell kérdéseket sem feltenni, pedig ez kell :-) melyek a felteendő kérdések még saját magunk számára is, egy excelben megoldandó feladat kapcsán? - mit szeretnék látni, megtudni? - milyen adatok állnak a rendelkezésemre, és melyek szükségesek? - melyek azok az adatok amelyek változhatnak és melyek az állandók? - az adatok hogyan kapcsolódnak és függnek egymástól? - melyek az igazi adatok és melyek a származtatot vagy számított adatok? - mert amíg a születési dátumom egy adat, forrásadat, addig az életkorom már egy számított érték, nem érdemes tárolni, sokkal inkább csak megjeleníteni képlettel, az aktuális dátum függvényében. Kissé leegyszerűsítve a dolgot, az ilyen kérdéseinkre kell tudnunk válaszolni, mielőtt a táblázatkezelőben nekiállunk képleteket gyártani. Ez a probléma szinte csakis a gyakorlatban jön elő, a gyakorlat produkálja a legjobb kérdéseket és leckéket, ezek produkálják a legnagyobb kihívást, alkalomadtán egészen mást mint egy vizsgán. Ezt különösen Kertész Gyulának nem kell magyaráznom, tapasztalta a saját bőrén, kérdezett és kérdez :-) azt sajnálom csupán, hogy a többiek okulására nem itt tette fel a kiinduló kérdését! A feladat, amely a munkájához kapcsolódik - nem publikus, de valamennyiünk okulására, kissé elvonatkoztatva, általánosítva a részleteket, átdolgozva azokat, idekerülnek a honlapra. Köszönöm Gyula, folyt.köv. :-) üdv Éva

Ahogy olvastam Éva sorait, arra gondoltam, hogy miért is ne osztanám meg a honlap regisztrált és vendég olvasóival az alap problémámat, amelyet nem tudtam megoldani. Már sejtésem van miért. Nem rendszereztem az adatokat és csak kapkodtam, mert én már elhittem azt, hogy megoldottam a feladatatot. Ám amikor ellenőrző adatokat adtam meg, láttam milyen sok hibaforrást építettem be.

Bízom benne, hogy Évike segítségével rendet fogok rakni a munkafüzetemben.

S íme az alapkérdésem, amelyet feltettem Évikének:
"Excellben a következőket szeretném megoldani, de eddig még nem jöttem rá, hogy milyen képlettel kell megoldanom.

1. ha kiakarom számolni, hogy 1997.01.01-1997.12.31 közötti időszak hány nap milyen képletet kell megadni? Ha egyszerű kivonási műveletet (1997.12.31-1997.01.01)= 30 alkalmazok akkor, mindig egyel kevesebb szám, jön ki.

2.Ha időintervallumból (1997. 01. 01-1997. 12. 31) azt akarom, hogy a 1997. 01. 01-1997. 01. 31-re eső napszám (31) esetén pl.: 560.-ft-al szorozza meg a napok számát és a 1997. 02. 01 közötti időszakban számított napok számát pedig Pl.: 600.-ft-al szorozza meg. Van még egy dolog, amit minden hónapban figyelembe kellene vennie a képletnek. nevezetesen az, hogy minden hónapban csak max 30 nappal számolhatna. (31-es hónapokban is és 28-as vagy 29- es napszámú hónapokban is)

Mindenkinek jó munkát és elmélkedést!