E-mail, ahogy a címzettnek is jó

…mert hogy mi magunk is címzettekké leszünk… :-) Amikor megtisztelünk valakit azzal, hogy számára gondolatokat, információkat juttatunk el e-mail-ben, akkor legyünk még néhány alapvetően fontos dologra is tekintettel, vagyis könnyítsük meg egymás dolgát azzal, hogy bizonyos gyakorlat által kicsiszolt, jól bevált dolgokra figyelünk levélíráskor! Nézzük át módszeresen a levelet, amely minden egyes porcikája tükrözhet figyelmességet, körültekintést: A levelet két fő része van: fej és törzs, kézre és lábra nincs szükség :-) : Törzs A törzset emlegetik tartalmi résznek is, hiszen ide kerül a levél tényleges tartalma, maga az üzenet szövege, ide viszünk be szöveget, amikor írunk. Aktuális üzenetünket aztán követhetik más egyéb elemek, üzenetünk nem feltétlenül csak szöveget tartalmazhat. Ide ugye tudjuk mit kell írni, hiszen ezen rész okán írjuk a levelünket, gondolatokat írunk le, információkat adunk át, e nélkül értelmetlen a levél léte. Legyünk lényegre törők, ám fogalmazzunk pontosan és érthetően. Gondolatainkat fejtsük ki annyira részletesen, amennyire szükséges a megértésünkhöz. Érzelmeid korrekt közvetítéséhez használd a smiley-kat, hangulatjeleket, alkalmazd a már kialakult jelzésrendszert. Fej Mondhatnánk adminisztrációs résznek is. Ez a rész írja le, hogy kinek vagy kiknek megy a levelünk, és igazából mi a levél lényege, értelme. Tartalmazhat még különböző jeleket, ami kifejezi a levél fontosságát, sürgősségét. Akik a levelet kapják:

• A címzett, címzettek.
  akár csak a postai levélnél, meg kell adnunk pontosan , hogy kinek szeretnénk küldeni. Ha elvétjük az e-mail címet, küldés után hibaüzenetet tartalmazó levelet kapunk a szolgáltatónktól. A postai levéllel ellentétben, a e-mail-ünknek több címzettje is lehet. A levél a címzetthez vagy címzettekhez szól, őt/őket szólítja meg a tartalmi rész.
• Ha azt szeretnénk, hogy e levelünkről értesüljön más vagy mások is, akkor ők másolatot kaphatnak, az erre elkülönített mezőben kell megadni az ő címét, illetve az ő címüket. A címzett láthatja a megérkező levélben, hogy másolatot kik kaptak, ez az információ megjelenik a kapott levél fejrészében, a másolatot kapó is láthatja természetesen, hogy kinek szól.
• Küldhetjük-e úgy a levelünket valakinek vagy valakiknek, hogy a címzett és a másolatot kapók ne tudjanak róla? ez már majdnem pletyka :-). Igen. A levél ilyen céllal meghatározott címzett címét, speciálisan erre a célra meghatározott fejrészben, nagyon szemléletesen elnevezett titkos másolat vagy vakmásolat mezőben kell megadnunk.
• Tárgy (angolul Subject): a levél lényegét kifejező, rövid szöveges rész Elvárható, hogy röviden megfogalmazzuk levelünk lényegét, egy-két szóval. Ha üres akkor rossz érzést kelt a címzettben, van aki helyből, olvasás nélkül törli az ilyen levelet. Egy időben, az emberek kíváncsiságára alapozva vírus is terjedt tárgy nélküli levelekben :-(
  Valamikor az iskolában tanultuk a hivatalos levél felépítését, már ott is szerepelt az a bizonyos tárgy rész, hivatalos, papír alapú leveleknél ezt mind a mai napig alkalmazzuk. Ez arra hivatott, hogy a levelet olvasó gyorsan dönteni tudjon a levél kezelését illetően, feltételezhetően egy csomó más levelek között, ez alapján el tudja dönteni, hogy mely elintézendő dossziéba kerüljön, melyik fiókba teendő ha nincs vele tennivaló, stb. Vagyis alapja a sok levél közötti rendtartásnak, eligazodásnak.

Ha levelező listát használsz, akkor ez egy különösen fontos szabály, hiszen itt igazán sok levél landol minden résztvevő fiókjában, gyakran kell a leveleket menteni. Nem lehet hetekig sem tárolni a leveleket, esetleg napokig sem, mert megtelhet a fiók vagy a levelező program és akkor már nem kaphatjuk meg az aktuális postánkat sem. Nem tudhatod, hogy a címzetted mennyire aktív levelezést folytat! Úgynevezett csatolmányként vagy mellékletként tartalmi rész kerülhet ide, amelybe itt ugyan nem látunk bele, csak jelzés van róla. Ezzel tágíthatjuk az egyszerű szöveges üzenetünket további információval bíró elemekkel: képekkel, hangüzenettel, bármivel, amit fájlként tárolunk a számítógépen. Külön kell majd a címzettnek mentenie és csak aztán tudja megnyitni, külön programablakban, ekkor jut az információhoz. Figyeljünk arra, hogy nem illik hatalmas nagy méretű fájlokat küldeni senkinek, csak úgy váratlanul. Ha mégis szükségessé válik, akkor küldés előtt egyeztessünk a címzettel. 1 Mb-os melléklet már nagynak számít, arról nem is beszélve, hogy biztonsági okokból sok helyütt nem is engedi a mail-szerver a mellékleteket a postafiókunkba. A mellékletként küldött fájlt a címzett csak abban az esetben tudja megnyitni, így olvasni és nyomtatni, ha a számítógépén telepítve van alkalmas program, a küldött fájl típusához. Amikor a címzett belenéz a fiókjába, akkor a beérkezett levelekből a következőket látja: - a feladó nevét, amelyet megadtál a fiókod beállításánál; - a levél tárgyát, a levél tartalmára utaló legfontosabb infó a címzett számára - a csatolmány/csatolmányok létét: vagy van vagy nincs - a levél fontosságát: ha nincs jelzés, akkor normál és - az érkezés idejét nap, óra, perc