Körlevél készítése - e-mail formában: kör-e-mail

Körlevél elektronikusan = kör e-mail

Számtalan területen megtanultuk már Worddel a körlevél készítést, s immáron használjuk is az egyszerű baráti összejövetelektől a hivatalos megbeszélésekig a résztvevők meghívására pl. Az elektronikus változata is remekül használható, most ennek a változatnak a lehetőségeit vizsgáljuk. Hívjuk kör e-mail-nek, elektronikus körlevélnek is.

Körlevél - kör-e-mail összevetése

Csak hogy lásd hogyan viszonyul az elektronikus körlevél és a nyomtatott körlevél:

  • Az üzenetek azonos részei egyszer kerülnek rögzítésre - ez tárolódik egyetlen dokumentumban, mind2 esetben.
  • A címlista mind2 esetben létezik, csak míg a nyomtatott körlevélnél postai címek szerepelnek az adatbázisban, addig az elektronikus körlevélhez a címzettek e-mail címei lesznek tárolva.
  • A körlevelesítés eredményeként e-mail üzenetek állnak össze - annyi, ahány címzett volt az adatbázisban.
  • Minden címzett olyan üzenetet kap, amely olyan, mintha CSAK neki íródott volna :-)

Összesítve tehát az elektronikus körlevél csak a végeredményében másabb, mint a nyomtatott körlevél és a dokumentumban egyesített üzenet.

A kör e-mail készítése

Az interneten honlappal, bloggal vagy egyéb online megjelenéssel rendelkezők levelező szoftvereket, hírlevél küldőket használnak. A cél, hogy e-mail-en keresztül elérjék az érdekelti kört úgy, hogy a megszólításban kinek-kinek a neve szerepeljen.

Mindehhez szükség van egy e-mail listára, azok e-mail címével, akik a címzettjei lesznek a hírlevélnek. Egyszer kell megírni a mindenkinek szóló mailt, annak-, a mindenki számára szóló közös részt. A hírlevél vagy a levelező rendszer gondoskodik arról, hogy a - törvényesen feliratkozásból származó mail cím tulajdonosától bekért nevet - beszúrja ebbe a törzs-mailbe, ezzel téve minden olvasója számára egyedivé. A Word programból könnyedén elkészíthető ugyanez a megoldás.

  • Készíts úgy körlevelet, hogy a forrásfájlban legyen egy mező a mail cím számára!
    (a körlevél készítésről lépésről-lépésre olvashatsz)
  • Körlevelesítsd: szúrd be a megfelelő helyre a mezőhivatkozásokat - pl megszólításhoz keresztnév
  • Az egyesítésnél válaszd az elektronikus megoldást, a megadva az e-mail mezőjét hozzá
  • Az egyesített dokumentumokat - azaz e-maileket - elkészíti, egyenként adja át azokat a levelezőprogramnak, amely aztán elküldi az e-mailt. Néhány beállítási lehetőség van mindösszesen hozzá, pl mellékletként küldi a word dokumentumot vagy html formázással a mail törzs részébe illeszti...

A körlevél, azaz kör email elkészítéséhez különböző szoftvereket használhatsz - így pl

  • a Microsoft Office csomag programjait, vagy a Google programjait -, attól függően, milyen levelezővel szeretnéd körlevelesíteni az email üzenetedet;
  • A forrásadatokat-, a címzettek email címével és egyéb adataival kinyerheted a leveleződ címtárából. Legyen az a levelező egy saját gépre telepített levelező kliens vagy online levelező, mint a Gmail fiók a címtárával, abban a névjegyekkel;
  • Forrás adatok megadásához hassználhatsz táblázatkezelőket, mint pl az MsOffice csomagban az Excel vagy a Google sheets, azaz Google táblázatkezelője.
  • a lehetőségek korlátlannak tűnnek, de persze vannak korlátok és feltételek. Alább további írásokat találsz a téma tanumányozásához és ismereteid kibővítéséhez.

A körlevél készítéséről részletesen olvashatsz Lépésről-lépésre az ECDL Súgóban