SWOT analízis vagy elemzés, sablonnal

Swot elemzés vagy swot analízis, az üzleti tervezés része. Az elkészítésének idejében tökéletesen képes tükrözni kisebb vagy nagyobb cég, vállalkozó, projekt külső és belső erősségek és gyengeségek feltérképezésére.

Ebben az írásban szeretném a swot elemzés lényegét meghatározni, majd ennek tükrében technikai segítséget adni az alkalmazásához.

A Swot elemzés célja

Tudott és ismert tények tükrében, azok elemzésével segít döntést hozni üzleti stratégia fejlesztésben. Induló vállalkozás, már működő vállalkozás, cég vagy csak egy projekt hatékony és sikeres kivitelezéséhez. Egy piac, egy új üzlet, termék vagy szolgáltatás életképességét megismerheted, célirányosan meghatározható vele melyek a legfontosabb teendők stratégiai szempontból.

A SWOT rövidítés, magyarra fordítva és rövidítve GyELV:

Strengths - Erősségek

Weaknesses - Gyengeségek

Opportunities - Lehetőségek

Threats – Veszélyek

Vegyünk alapul egy projekt elindítását. A SWOT elemzés eredményeként egyértelműen kirajzolódik, hogy a projekt indításához melyek a belső erősségek és gyengeségek, melyek a külső lehetőségek és mi jelent a projektre nézve veszélyt.

Ez az analízis részletekbe menően megtörténhet. Választ adhat stratégiai kérdésekre: miben vagyunk kiugróan jók, milyen képességeket kell fejleszteni. Melyek azok a lehetőségek, amelyeket a belső képességeinkkel megragadva, sikeresek lehetünk. A lehetőségek veszélyeket is rejthetnek. Ha mindezt részletekig hatóan analizáljuk, akkor felkészülhetünk a veszélyek kivédésére, illetve a bekövetkeztükkor a helyzet megoldására.

Adatgyűjtés a SWOT analízishez

A SWOT analízis elvégzéséhez össze kell gyűjteni a következő adatokat, minden lényeges elemét:

• Strengths - Erősségek, azaz a belső létező olyan képességeket, amelyek pozitívan járulnak hozzá a projekt vagy vállalkozás - az elemzett ügy - sikeréhez.

• Weaknesses - Gyengeségek, azaz a belső képességek gyengéit. Ezeket a képességeket kell erősíteni, megszerezni

• Opportunities - Lehetőségek, azaz a külső lehetőségek, amelyeket a képességek tudatában hozzájárulnak a sikerhez

• Threats – Veszélyek, azaz azokat kell számba venni, hogy fel lehessen készülni rá.

Mind a 4 féle adat egy-egy felsorolás. Az egyes tételek között, azok fontosságát tekintve is lehetnek különbözőségek, így az elemzés elvégzéséhez, súlyozni is szükséges lehet.

SWOT elemzés sablon

A SWOT elemzés technikai megoldásához a táblázatkezelőt ajánlom, munkafüzetet. Egy Excel táblázatban vagy Google worksheet-ben számolni-, azaz súlyozni is lehet.

Egy lehetséges megoldás, ha előkészítünk formázással egy 2 oszlopos, 2 soros táblázatot. Az oszlop több táblázat oszlopból is készülhet.

A legegyszerűbb SWOT mátrix vagy SWOT táblázat, amely prioritás feljegyzését is lehetővé teszi, így néz ki:

A táblázat letölthető a mellékletből, alább.

A SWOT tábla használata, SWOT analízis sablon

Az adatgyűjtésnél azonnal feljegyezhető a képesség, lehetőség és veszély.

A táblázat felső részében - belső képességek sora bővíthető:

• az utolsó sorának azonosítójánál adjuk ki a sor beszúrása parancsot. Ezzel kapunk egy új üres sort
  a képen látható táblázatnál ezt a parancsot a 7-s sor azonosítóján kell kiadni.

A táblázat alsó részében - külső lehetőségek és veszélyek résznél egyszerűen csak töltsük ki a következő sort!

SWOT analízis táblázat, mint sablon

A sablon lényege, hogy  egy-egy új elkészítendő elemzésnél ne kelljen minden-, egyébként állandó adatot, feliratot felvinni. A sablon elkészíthető szövegszerkesztőben is, ahogy azt egy régebbi írásomban megmutattam: Wordben készült swot analízis mátrix - ám ha súlyozni is kell, akkor inkább a táblázatkezelővel ajánlom elkészíteni.

A mellékletből letöltött munkafüzetet - vagy a saját tervek alapján készült munkafüzetet - kétféle képpen lehet sablonként felhasználni:

1. Mentjük a munkafüzetet,kitöltés nélkül.
   Új elemzés készítésénél - az Excelben - van rá lehetőség, hogy munkafüzetet sablonként használva, új munkafüzetet nyissunk.
   
2. A megnyitott munkafüzetet sablonként mentjük:
   Fájl menü / Mentés másként a fájl típusa template, xlts kiterjesztéssel pl Excel 2003-ban
   Ezzel a megoldással az Új munkafüzet nyitásnál a sablonok közül tudjuk kiválasztani a SWOT elemzés sablonját.

Összegezve

Készüljünk fel egy sablon készítésével a SWOT elemzéseinkhez, hogy a lényegre tudjunk koncentrálni!

Írnál némi szöveges magyarázatot is hozzá? - ezt írd meg a szövegszerkesztővel! Az Excel táblázatban elkészített elemzés kísérő szövegbe becsatolható.

• A Word-ben elkészült szöveges dokumentumba az Excel SWOT elemzést tartalmazó táblázat részt kell csatolni.
  Ha úgy csatolod be a szöveges dokumentumba - és nem ágyazvava -, akkor a táblázat frissítése a Word dokumentumban is megjelenik, mindig aktuális lesz. A Word dokumentumot megnyitva, a szövegbe csatolt táblázatban láthatod a legutolsó bővítést is. (beágyazásnál a beillesztés pillanatában élő értékekkel kerül a táblázatrész a szövegbe, soha sem fog frissülni és nem fogja tükrözni a táblázat aktuális értékeit.)

Ezzel úgy gondolom technikailag teljesen felkészültünk az elemzésekhez.