Adatok az Excel munkafüzetben

Egy korábbi írásban ugyan már téma volt az adat általánosságban (forrásadat, számított vagy származtatott adat) most megnézzük, hogy az excel munkafüzetben hogyan célszerű az adatainkat és számításainkat elhelyezni, bevinni. Ha hiszed, ha nem, nagyon fontos ez a kezdeti munkafázis, ami valójában a munka megtervezése. Az elején kell még átgondolni mit hova és hogyan, későbbi nagyobb gubancoktól menekülhetünk meg, munkánk pontosabb lesz és nem utolsó sorban áttekinthetőbb és érthetőbb is. (Ha tűzoltás szerűen végzel számításokat a munkafüzetben, már napokkal később sem fogod átlátni, érteni) A Legfontosabb, bármely forrás adatra telejesülnie kell: Csakis és kizárólag egyetlen egy helyen, egyetlen egy páldányban szabad tárolni!

• Ha bárhol szükség lenne a forrásadatra, úgy mindig erre a cellára hivatkozunk, tehát használni tudjuk.
• Ennek az egyediségnek nem csak munkafüzeten belül célszerű teljesülnie, azon túl is: Ha olyan adatokkal dolgozunk, amelyre több munkafüzet számításaiban is szükség van, a hivatkozások akkor is működnek, munkafüzeteken át is. Ráadásul csakis a hivatkozás létrehozásakor kell megnyitnunk ezt a hivatkozott munkafüzetet - ha pontosan be tudjuk gépelni a hivatkozott cella címét, még ekkor sem kell megnyitni :-)

Vegyünk egy gyakorlati példát: - számításokat kell végezni a munkatársak jövedelméről, a ledolgozott napokat és az adott időszakra érvényes minimálbért és munka járulék alapot alapul véve. Az első lépésben kétfelé vehetjük a forrás adatokat:

• Vannak olyan adataink, amelyek minden kollégánál elvégzett számításoknál szükségesek és ugyanazok, ezeket az értékeket csakis egyetlen egyszer visszük be és a számításoknál hivatkozunk a cellára majd. A munkanapok száma is ugyanebbe a kategóriába tartozik
• Vannak olyan forrásadataink, mint a hiányzó napok, amelyek mindenkinál más lehet, de mindenképpen az egyénre jellemző adat.

Ez a felállás azt a megoldást kínálja, hogy a munkafüzet egy lapján rögzítjük az éves adatokat, minden hónaphoz, hiszen egyik hónapról a másikra ez megváltozhat, a hónap jellemző adata ezeknek az értéke. A munkafüzetnek továbbá még annyi egyforma lapja lesz, ahány munkatársnál szükségesek a számítások, s minden lapon, az adott munkatárs munkavégzéssel kapcsolatos adata kerül bevitelre: sárga cellák. A sok-sok magyarázkodás helyett töltsétek le az alábbi munkafüzetet, s ha kell, akkor beszéljünk róla. A letölthető munkafüzet tartalmáról: --- a munkafüzet felépítése a fent vázoltak szerinti: éves adatokat tartalmazó lap + két dolgozó számára beszúrt, azonos felépítésű munkalap - a forrásadatok sárga háttérrel. --- a hónap napjainak kiszámítása az első munkalapon, mivel erre szükség van minden további lapon. Az aktualizálásához az év számát kell csupán bevinni az 'éves adatok' munkalap C2 cellájába --- egyetlen számítást tartalmaz a munkatársak lapjain: kiszámolja a hiányzások tükrében, hogy a minimálbérért dolgozó munkatársak mennyi bért kapnak.

GevaPC Tudástár

• Táblázatkezelés