Állítsd be a szabadságos üzenetet

Gmail szabadságos üzenet beállítása

...szabadságos üzenet arra az időre, amíg nem vagy net közelben, nem folytatsz levelezést...

Az ünnepek közeledtével szeretném a figyelmetekbe ajánlani a szabadságos üzenet beállítását, ennek részleteit olvashatod alább. Ki ne találkozott volna még olyan esettel, amikor választ várva mail-jére, csak nem jött semmi visszajelzés... Roppant kellemetlen, főleg ha számodra fontos, állíthatsz fel téziseket arról miért is nem áll veled szóba a partnered, barátod, ismerősöd, de a feltételezés, mint tudjuk, az egyik alapvető kommunikációs hiba, nézeteltérést és zavart okozhat az egyébként már jól működő kapcsolatokban is... A szabadságos üzenet megteszi, hogy a beállításaid szerint, automatikusan választ küld a beérkező mail-ekre a feladó számára, s ebben tudathatod a társaddal, mire számíthat a választ illetően. Ezzel megtiszteled figyelmeddel és nem teszed ki a kapcsolataidat sem szakadásnak. (egy korábbi írásban a Gmail fiókot ajánlottam, mint a kapcsolattartás egyik remek eszközét. Itt folyamatosan és könnyedén követhető, hogy mely levelekre érkezett válasz, kivel milyen mail-es párbeszédet folytattál, ugyanis a mail-válaszok chat szerűen jeleníthetők meg a fiókban)

Beállítás

Szabadságos üzenet beállításához a kulcsszó: Beállítás, s már indulhatsz is...

Minden mail-fiókhoz léteznek beállítások, akár egy menüpont alatt, akár több részletre bontva, ezeket vagy ezt a pontot kell a fiókodba bejelentkezve meglelned. A fenti kép ugyan az Ms Web Access levelezőprogramban készült, de láttam ilyen beállítást a freemail fiókoknál, vipmail-es, citromail-es fiókoknál is. A lentebb, hasonlóan kezelhető, elhelyezett kép pedig a Gmail fiók beállításainak lapjáról készült.

  1. Kutasd fel a beállításokat, keresd meg az érintett beállítást. Nehezen elképzelhető olyan mail-fiók, amelynél nincs lehetőség automatikus válasz beállítására, a szabadságolás egy lehetséges esemény, amely jól működik abban az esetben ha valaki csak a hivatalból elérhető mail-fiókjával levelezik, legyen ez bármilyen domain-nal azonosítható. Az üzleti partnerek viszont tényleg nem tudhatják hogy szabadságra mentél, számukra nyilván nem kell karácsonykor ilyen üzenetet tudni, ünnepnapokon ritkán dolgozunk :-)
  2. Ez az automatikus értesítés ártelemszerűen kikapcsolt állapotban van, át kell váltanod a bekapcsolásához.
  3. Az automatikus válasz küldendő szövegét neked kell megfogalmaznod, fogalmazz figyelmesen és körültekintően, tartsd be a levélküldés vonatkozó szabályait (lásd: Netikett)
  4. Ne felejts menteni, a beállítások csak akkor lépnek életbe, akkortól fog menni minden mail-re a válaszod. Az Ms Web Acces képen jól látható a Mentés és bezárás feliratú gomb, míg a Gmail-es fióknál a Változtatások mentése feliratú. Egy további szolgáltatás a Gmail fiókoknál, hogy megteheted, csak a címtárban szereplőknek megy az automatikus értesítés.
  5. Ha visszajöttél szabadságról, ismét elkezdesz levelezni, akkor ne felejtsd el kikapcsolni ezt az automatikus választ :-) A szabadságos időn túl is lehet olyan helyzet, amikor nem tudsz levelezni elfoglaltságaid miatt, kaphatsz olyan mail-t amely nem kíván azonnali választ, idődbe nem fér bele, hogy azonnal megfontoltan válaszolj, akkor azt találom célravezetőnek ha tudatod a partnerrel mégis mikor válaszolsz - egy ilyen rövid mail-t megírni nem nagy idő és művészet, ugye?

Ilyen egyszerű, ám annál sokkalta praktikusabb ez a megoldás arra, hogy tisztességesen járjunk el a levelező partnereinkkel.

Más levelezők szabadságos vagy automatikus üzenetei

A beállításokat a Gmail fióknál mutattam neked, de ez nem jelenti azt, hogy csak a Gmail fiók rendelkezik ezzel a lehetőséggel. Autómatikus válaszra szinte mindehol van lehetőséged, levelező proramokban, más email fiókokban is. Keresd ezeket a beállítási lehetőségeknél és élj vele, ne hagyd üzenet nélkül a partnereidet, ismerőseidet és rokonaidat. Hadd tudják meg beavatkozásod nélkül is, hogy nem vagy a gép mellett, hogy szabadságra mentél!

 

 

Ezt se hagyd ki: 

Hozzászólások

A kapcsolat űrlap segítségével jutott el hozzám egy kérdés a szabadságos üzenet beállításához: "Én outlook-kal levelezek, ebben nem találok ilyen fukciót. Lehetséges ez?" másokban is megfogalmazódhatott ez a kérdés, így itt válaszolom meg ezt a kérdést. A mail-fiók egy internetes szolgáltató gépének tárhelyén lévő speciális tár-terület :-), amely a nap 24 órájában elérhető, így bármikor továbbítható oda levél, tehát fogadóképes 'postaláda'. Attól speciális, hogy a neten egyedi címe van - a mail-címed - és képes az erre a címre címzett üzeneteket, mail-eket befogadni és tárolni. Ahhoz, hogy a beérkezett mail-eket olvashasd és tudj írni, válaszolni erre két lehetőséged van:
  1. Levelezőprogrammal
    • A levelezőprogramot telepíted a gépedre, addig működhet, amig az be van kapcsolva
    • Csak akkor szerzel tudomást a kapott levelekről, amíg a levelezőprogramod fut a gépeden, s az letölti a mail-jeidet. Meglehet, hogy a e-mailt kaptál, ott van a mail-fiókodban... A levelezőprogram tehát nem tesz mást, mint a tényleges mail-fiókodból, arról a távoli speciális tár-területről lehívja, letölti a mail-fiókod olvasatlan üzeneteit a saját gépedre. A megírt mail-jeidet továbbítja oda, s a szolgáltatód továbbítja a címzett mail-fiókjába.
    • Amikor szabadságon vagy, akkor feltehetően be sincs kapcsolva a géped, így nem is reagálhat rájuk. Ne keresd a lehetőséget az olyan levelezőprogramokban mint az OutlookExpress, Microsoft Outlook és társaik.
    • Azon mail-fiókok tartalma kérhető le levelezőprogrammal, amelyhez POP3-t biztosít a szolgáltató (részletek egyszer később, most lényegtelen ez a fogalom), a levelezőprogram beállításához szükséges adat.
  2. Webes felületen el tudod érni a mail-fiókodat.
    • Ismerned kell azt a címet (URL-t) ahol el tudod érni ezt a webes mail-felületet. Pl. ilyen webes felületről elérhető a gmail fiókok címe http://mail.google.com, a freemail mail-fiókok a http://freemail.hu címen történő bejelentkezés után érhetők el. A gevapc.hu mail fiókjai például a https://gevapc.hu/webmail címen érhetők el, ahol a http utáni s betű a security rövidítése, amely biztonságos helyet takar.
    • Az internet kapcsolatod révén, böngészőprogrammal keresheted fel a mail-fiókodat úgy hogy az ismert címet felkeresed vele. (pl böngtészőprogram az InternetExplorer, FireFox, Mozilla, Opera,...)
    • Hogy csakis Te tudd elérni a Te mail-címedre érkezett üzeneteket, ezért felhasználónévvel és jelszóval védett. A felhasználónév vagy a mail-címed kukac előtti része, vagy a teljes mail-cím, ez szolgáltatótól függ.
    • A webes mail felületet bármely internet eléréssel rendelkező számítógépről el tudod érni.
    • A webes felülettel rendelkező mail-fiókokhoz állítható be a szabadságos üzenet Bejelentkezést követően keresd azt a bizonyos, a fenti írásban emlegetett Beállítások linket.
Megjegyzés: Nem ritka, ha lehetőség van egy mail-fiók mindkét, fennt említett, típusú elérésére és használatára. Fontos: A levelezőprogram nem mail-fiók, nem áll rendelkezésre a mail-ek folyamatos és állandó elérésére, nincs értelme az automatikus vagy szabadságos üzenet beállítására. Feladata, hogy a tényleges mail-fiók (fiókok) tartalmát letöltse a saját gépedre, s a megírt mail-eket továbbítsa a fiókba, ahonnét a továbbítás már a szolgáltatód, pontosabban annak mail-serverének a dolga. Az írásban a Microsoft Outlook Web Acces mail-fiókról írtam, amely webes eléréssel rendelkezik, általában céges, hálózatos környezetben használatos, s ez nem azonos a Windows operációsrendszerek alatt használatos Ms Outlook vagy OutlookExpress levelezőprogrammal. Ha lenne még kérdésed, akkor a többiek okulására is, írd meg itt a hozzászólás/válasz -ként, köszönöm. Geva