Állítsd be a szabadságos üzenetet

...szabadságos üzenet arra az időre, amíg nem vagy net közelben, nem folytatsz levelezést...

Az ünnepek közeledtével szeretném a figyelmetekbe ajánlani a szabadságos üzenet beállítását, ennek részleteit olvashatod alább. Ki ne találkozott volna még olyan esettel, amikor választ várva mail-jére, csak nem jött semmi visszajelzés... Roppant kellemetlen, főleg ha számodra fontos, állíthatsz fel téziseket arról miért is nem áll veled szóba a partnered, barátod, ismerősöd, de a feltételezés, mint tudjuk, az egyik alapvető kommunikációs hiba, nézeteltérést és zavart okozhat az egyébként már jól működő kapcsolatokban is... A szabadságos üzenet megteszi, hogy a beállításaid szerint, automatikusan választ küld a beérkező mail-ekre a feladó számára, s ebben tudathatod a társaddal, mire számíthat a választ illetően. Ezzel megtiszteled figyelmeddel és nem teszed ki a kapcsolataidat sem szakadásnak. (egy korábbi írásban a Gmail fiókot ajánlottam, mint a kapcsolattartás egyik remek eszközét. Itt folyamatosan és könnyedén követhető, hogy mely levelekre érkezett válasz, kivel milyen mail-es párbeszédet folytattál, ugyanis a mail-válaszok chat szerűen jeleníthetők meg a fiókban)

Beállítás

Szabadságos üzenet beállításához a kulcsszó: Beállítás, s már indulhatsz is...

Minden mail-fiókhoz léteznek beállítások, akár egy menüpont alatt, akár több részletre bontva, ezeket vagy ezt a pontot kell a fiókodba bejelentkezve meglelned. A fenti kép ugyan az Ms Web Access levelezőprogramban készült, de láttam ilyen beállítást a freemail fiókoknál, vipmail-es, citromail-es fiókoknál is. A lentebb, hasonlóan kezelhető, elhelyezett kép pedig a Gmail fiók beállításainak lapjáról készült.

1. Kutasd fel a beállításokat, keresd meg az érintett beállítást. Nehezen elképzelhető olyan mail-fiók, amelynél nincs lehetőség automatikus válasz beállítására, a szabadságolás egy lehetséges esemény, amely jól működik abban az esetben ha valaki csak a hivatalból elérhető mail-fiókjával levelezik, legyen ez bármilyen domain-nal azonosítható. Az üzleti partnerek viszont tényleg nem tudhatják hogy szabadságra mentél, számukra nyilván nem kell karácsonykor ilyen üzenetet tudni, ünnepnapokon ritkán dolgozunk :-)
2. Ez az automatikus értesítés ártelemszerűen kikapcsolt állapotban van, át kell váltanod a bekapcsolásához.
3. Az automatikus válasz küldendő szövegét neked kell megfogalmaznod, fogalmazz figyelmesen és körültekintően, tartsd be a levélküldés vonatkozó szabályait (lásd: Netikett)
4. Ne felejts menteni, a beállítások csak akkor lépnek életbe, akkortól fog menni minden mail-re a válaszod. Az Ms Web Acces képen jól látható a Mentés és bezárás feliratú gomb, míg a Gmail-es fióknál a Változtatások mentése feliratú. Egy további szolgáltatás a Gmail fiókoknál, hogy megteheted, csak a címtárban szereplőknek megy az automatikus értesítés.
5. Ha visszajöttél szabadságról, ismét elkezdesz levelezni, akkor ne felejtsd el kikapcsolni ezt az automatikus választ :-) A szabadságos időn túl is lehet olyan helyzet, amikor nem tudsz levelezni elfoglaltságaid miatt, kaphatsz olyan mail-t amely nem kíván azonnali választ, idődbe nem fér bele, hogy azonnal megfontoltan válaszolj, akkor azt találom célravezetőnek ha tudatod a partnerrel mégis mikor válaszolsz - egy ilyen rövid mail-t megírni nem nagy idő és művészet, ugye?

Ilyen egyszerű, ám annál sokkalta praktikusabb ez a megoldás arra, hogy tisztességesen járjunk el a levelező partnereinkkel.

Más levelezők szabadságos vagy automatikus üzenetei

A beállításokat a Gmail fióknál mutattam neked, de ez nem jelenti azt, hogy csak a Gmail fiók rendelkezik ezzel a lehetőséggel. Autómatikus válaszra szinte mindehol van lehetőséged, levelező proramokban, más email fiókokban is. Keresd ezeket a beállítási lehetőségeknél és élj vele, ne hagyd üzenet nélkül a partnereidet, ismerőseidet és rokonaidat. Hadd tudják meg beavatkozásod nélkül is, hogy nem vagy a gép mellett, hogy szabadságra mentél!