Az adatbázisról

Az adatbázis tágabb értelemben egy olyan halmaz, amelynek elemei egy meghatározott tulajdonságuk alapján összetartozónak tekinthetők. (eddig ugyanaz a definíció, mint az egyszerű fájlnak, a fájlt így szokás meghatározni, hozzátéve, hogy a számítógépen a tárolás egysége.)
Adatok, nagy mennyiségű adat szervezett tárolását valósítja meg az adatbázis. Az adatbázis-kezelő programnak kell megoldani ezen adatok rendezését, a közöttük lévő kapcsolat nyilvántartását, az adatokhoz hozzáférés szabályozását, az adatok védelmét, az integritás megőrzését, válogatását és egyéb statisztikai funkciókat.
Egy ilyen adatbázis-kezelő program a Microsoft Access, amely használatához most az adatbázis objektumait, alkotó elemeit tisztázzuk, áttekintés amely segít közelebb hozni az adatbázis-kezelést.

Az egy meghatározott témakörrel kapcsolatos információk lehetnek például a vásárlói megrendelések, számlázási, szállítási, raktározási adatok.

Az Ms Access az összes információt egy adatbázis-állományba von össze, egy *.mdb fájlban tárolja. A fájlon belül, azt megnyitva a programmal, jutunk az adatbázis objektumaihoz:

Ms Access adatbázis objektumai

(az objektumok neve angolul)

  1. Táblák (Table)
    A táblák tartalmazzák az adatokat, az azonos jellemzőkkel, tulajdonságokkal bíró egyedeket.
    Ilyen egyedek az egyes termékek, jellemzőik lehetnek: név, vonalkód, csomagolás, ár, szín stb... Az egyed a tábla egy sorát fogalalja el, ezt a sort hívjuk rekordnak. A táblának annyi sora van, ahány terméket bevittünk, s annyi oszlopa van a táblának, ahány jellemzőt határoztunk meg a termékhez (az adatbázis tervezésénél dől el, hogy mely jellemzőket tároljuk, s ezeket milyen mélységig bontjuk fel).
    A jellemzők az úgynevezett mezőbe kerülnek be, s ezeket a mezőket névvel azonosítjuk. Ez a legkisebb egysége az adatbázisnak, tehát a mezők tartalmazzák a tényleges adatokat.
    Különböző egyedtípusok külön táblába kerülnek, hiszen nem ugyanazon jellemzőkkel bír pl. egy ruhanemű és élelmiszer, holott mindkettő egy-egy termék.
  2. Lekérdezések (Query)
    A táblák közötti összefüggések és keresési feltételek megadásával készítjük a lekérdezéseket. A lekérdezés segítségével egyszerre több tábla adatait is vizsgálhatjuk, egyszerre frissíthetünk vagy törölhetünk több rekordot, illetve beépített és egyénileg megadott számításokat is végezhetünk a rekordok adatain. Egy frissítés lehet pl a 'fehér hét' előkészítésekor az akciós ár kiszámítása, ahol a termék szín mezőjében a fehér szó szerepel, ennek az ár mezőjének értékét csökkentsük 15%-kal (no jólvan, 25%-kal :-)
  3. Jelentések (Report)
    Az adatok kigyűjtésének, speciális feldolgozásának eredményét jelentések formájában nyomtatjuk ki, vagy jelenítjük meg a képernyőn. Készíthetünk olyan jelentést a termékekről a 'fehér hét' akcióhoz pl: ahol a termékek közül a fehér színűek jelennek meg, a raktáruk szerint csoportosítva, azon belül nevük szerint rendezve, s a végén feltüntetve a kiválogatott termékek raktári készlet értékét (számítás), mekkora értéket képviselnek.
  4. Űrlapok (Form)
    A táblákban tárolt adatok megtekintésére, bővítésére és frissítésére szolgálnak. Űrlapon megjeleníthetjük a lekérdezésünk eredményét is. Az űrlap szerkezete, elrendezése, megjelenése varázslóval könnyedén elkészíthető, s jelentősen leegyszerüsíti a kívánt adatok megkeresését is.
    Egy adatbeviteli űrlapot láthatsz az írás elején, amely kattintásra nagyobb méretben is megtekinthető.
  5. Makrók, modulok (Macro, Module)
    Ismétlődő feladatok megoldása felhasználó módon illetve a beépített VisualBasic programmal programozva. Ezen objektumok ismeretére az ECDL vizsgához nincs szükség.